Algemene ledenvergadering Nederlandse Vereniging voor Amateurtheater bibliotheek 2023
23 september 2023
Locatie: Anemoonstraat 25 Den Haag, + digitaal
Aanvang: 11.00 uur
Virtueel aanwezig: Niemand
Aanwezig:
Bestuur: Herman Taal (voorzitter), John Roos (penningmeester), Angela van Tol (aspirant-bestuurslid), Raymond Roodbol (bestuurslid), Karin Schimmelpenningh (secretaris).
Leden: Ineke Spaanbroek , Gerard Nelck, Alex ’t Lam, Mia Meester, Piet de Bruin
Afwezig met kennisgeving: Frenk Nietsche
- Opening+ mededelingen
Herman Taal heet de aanwezigen welkom op de 12e jaarvergadering van NVA bibliotheek.
Geen verdere mededelingen.
- Verslag algemene ledenvergadering 2022
Geen opmerkingen. Het verslag is hiermee goedgekeurd.
- Jaarverslag + Jaarrekening 2022 met toelichting
Jaarverslag.
Er wordt kort stilgestaan bij het overlijden van Rita de Haas. We zullen haar missen.
Nieuwe boekjes worden toegevoegd. De bieb is bezig met het optimaliseren van de catalogus. Er worden nog steeds nieuwe synopsissen toegevoegd. Sowieso alle nieuwe titels, o.a. via recenties.
Vrijwilligers. Gerard meldt dat er 1 nieuwe is, Marian Pankow. Zij heeft de volgorde in het format synopsis aangepast conform de website.
Zij kan hier op vrijdagmiddag (eind van de middag) zitten. Telefoon aannemen ziet ze voor nu nog niet zitten. Angela en Mia willen graag contact met haar om e.e.a. af te stemmen.
Er zouden nog meer vrijwilligers moeten komen, zeker gezien de kwetsbaarheid van de ICT.
Karin meldt dat de website Denhaagdoet.nl hier een middel in kan zijn.
Verder geen opmerkingen.
Jaarrekening 2022.
Het verlies is beperkt gebleven.
Wat opvalt is dat de energielasten meevallen. Triodus lijkt een langdurig contract te hebben. De vraag is hoe lang dit nog duurt en wat de energielasten in de toekomst gaan worden. John informeert.
Portikosten. Met post.nl is de afspraak dat er 1x per week op donderdag retouren geleverd worden. Antwoordnummer is opgeheven. Verhouding kosten post.nl t.o.v. uitleningen is krom, vandaar de gedachte te digitaliseren.
Aan de batenkant valt de eenmalige bijdrage op, vanuit de oude stichting (na opheffing NVA in 2012).
- Kascommissie
Angela spreekt namens de kascommissie. Zij hebben goed antwoord gehad op de gestelde vragen en gaan akkoord.
Hiermee is de jaarrekening vastgesteld en wordt decharge verleend aan het bestuur.
Wie stelt zich beschikbaar voor de kascommissie 2023?
Frenk Nietsche wordt gevraagd, Ineke Spaanbroek stelt zich beschikbaar.
- Begroting 2023
De post automatisering is iets hoger. Dit is een schatting.
Huurinkomsten bestaan alleen uit Venster. Misschien slim om via Cultuurschakel nog een aanbod te doen om deze ruimte beschikbaar te stellen. Herman is hierin de contactpersoon en zal verslagen hiervan delen.
Piet vraag of er nog gedacht is aan subsidies. Prins Bernhard Cultuurfonds is b.v. subsidiënt van het moderniseren van hun website.
Voor een goed plan is vaak geld. Piet zal informeren bij een kennis die werkt voor de Nederlandse Bibliotheken in de provincie Utrecht.
ALV stelt de begroting 2023 vast.
- Verkiezing bestuur
Na het overlijden van Rita is er een vacature ontstaan. Angela van Tol is bereid toe te treden. ALV keurt van harte goed dat Angela toetreedt als algemeen bestuurslid.
- Uitkomst enquête
Medio augustus is aan onze leden gevraagd de enquête in te vullen. Helaas heeft een beperkt aantal leden hier gehoor aan gegeven.
Angela vraagt waar de foutieve emailadressen terechtkomen. Dit is de infobox van de bieb. Hier moet naar gekeken worden. Email-adressen moeten zo up tot date mogelijk zijn.
Slechts 24 reacties, is niet representatief. Dit is te laag om hier echt conclusies uit te trekken. Alle leden hebben de link ontvangen, gelijktijdig met de uitnodiging ALV.
Opmerkingen bij de vragen worden besproken, verder wordt verwezen naar het stuk vanuit Survey Monkey
Ad:
Vraag 1: Wat is voor u de meerwaarde van de NVA bibliotheek.
Geen opmerkingen
Vraag 2: Hoe vaak maakt u jaarlijks gebruik van de dienstverlening van de NVA bibliotheek
Conclusie 1/3 bestaat uit “slapende leden”. Angela merkt op dat de vraag is of de juiste persoon binnen een vereniging dit invult.
Mia zegt dat het percentage klopt met de ervaringen m.b.t. de uitleningen.
In 2023 trekt het aantal uitleningen weer aan.
Vraag 3: Hoe belangrijk vindt u het dat boekjes digitaal beschikbaar zijn
Opvalt dat 2/3 zegt dit belangrijk te vinden.
Vraag 4: Maakt u voor het zoeken naar een nieuw toneelstuk gebruik van digitale platforms van uitgeverijen.
Grote meerderheid maakt hier in meer of mindere mate gebruikt van.
Vraag 5: Is het digitaal beschikbaar stellen van boekjes door de NVA bibliotheek voor u een voorwaarde om lid te blijven
Conclusie is dat de meerderheid toch lid blijft.
Vraag 6: Heeft u suggesties voor de verbetering van onze dienstverlening
– samenwerken met opendoek Dit doen we al.
– zomer niet 2 maanden dicht Zijn we ook niet. Ineke zorgt tijdens vakantie voor afhandeling aanvragen.
In de volgende mail zal de uitkomst van de enquête meegestuurd worden.
We gaan nadenken over een enquête met andere vragen. Hoe krijgen we de respons hoger.
Nu is het mailbestand van de website gebruikt, niet die uit Davilex. Mailbestand website moet opgeruimd worden, nu staan er leden in die allang geen lid meer zijn b.v.
Piet zegt Laposta te gebruiken ipv mailchimp. Laposta is gratis. Raymond zal mailchimp opzeggen.
Er wordt geopperd een maandelijkse nieuwsbrief uit te geven met daarin de nieuwe boekjes en wat er bij de diverse leden gebeurt.
Herman vindt dit een goed punt. Contact met de leden moet geborgd zijn, met enige frequentie een nieuwsbrief opmaken en versturen is een mooi begin.
Piet biedt aan hieraan mee te willen werken, d.w.z. de nieuwsbrief opstellen en versturen.
Herman levert info aan Piet aan, Mia de feitelijke info m.b.t. de nieuwe boekjes. Mailadres Piet: pietdebruin@xs4all.nl
Angela stuurt Piet de mailadressen van de aanwezigen.
Piet meldt dat zij samenwerken met opendoek aangezien zij al veel gedigitaliseerd hebben. Zij hebben het ook technisch goed geregeld.
Angela meldt dat informatie met opendoek al wordt uitgewisseld alsmede verwijzingen naar elkaar.
Herman zoekt contact met Open Doek om te overleggen over samenwerking met name op het digitale vlak en hoe zij dit juridisch hebben geregeld.
Piet heeft nog de suggestie om leden te bevragen of ze boekjes hebben die wij nog niet hebben en waar ze vanaf willen.
Dit is een mooi punt voor in de nieuwsbrief.
- Rondvraag
Piet stelt voor de ledenbijdrage omhoog te gooien om het tekort te dekken.
Antwoord: Zonder digitaliseringskosten is het tekort nihil.
In volgende bestuursvergadering zullen we het hierover hebben, b.v. de bijdrage met € 1,– verhogen.
Verder geen vragen, de voorzitter sluit de vergadering onder dankzegging aan de aanwezigen.